Modernisasi Administrasi, Sekretariat DPRD Kutim Bakal Terapkan Sistem Arsip Digital
SANGATTA — Dalam upaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang responsif dan mengikuti perkembangan zaman, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Kutai Timur (Kutim) mengambil langkah proaktif menuju modernisasi administrasi. Langkah strategis ini ditandai dengan persiapan penerapan sistem arsip berbasis digital di lingkungan kedewanan.
Komitmen tersebut ditegaskan oleh Sekretaris DPRD Kutai Timur, Jainuddin, SE., MM., saat memimpin langsung peninjauan ke gedung arsip di Kompleks Gedung DPRD, kawasan perkantoran Bukit Pelangi, pada Selasa (24/2/2026). Peninjauan ini difokuskan untuk mengevaluasi kelayakan penataan dokumen yang telah tersimpan selama bertahun-tahun.
Menurut Jainuddin, transisi menuju sistem digital adalah sebuah keharusan untuk menjaga keamanan data kelembagaan dari risiko kerusakan maupun kehilangan akibat faktor usia atau bencana.
“Arsip yang selama ini tersimpan secara fisik akan kita amankan melalui sistem digital. Ini penting agar dokumen kelembagaan tetap terjaga, tidak hilang, dan mudah diakses untuk mendukung tugas dan fungsi kedewanan,” jelas Jainuddin.
Dalam agenda peninjauan tersebut, Sekwan tidak turun sendiri. Ia didampingi oleh sejumlah pejabat kunci di lingkungan Sekretariat DPRD Kutim, guna memastikan rencana modernisasi ini dapat dieksekusi lintas bagian. Para pejabat yang hadir antara lain, Insan Bowo Asmoro (Kepala Bagian Program dan Keuangan), Anitha Fithriani (Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian), Hasara (Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan), Harjunaedi (Kasubag TU dan Kepegawaian) dan Rifai NL (Analis Kebijakan Ahli Muda)
Meskipun fokus pada digitalisasi, penataan arsip fisik tidak lantas diabaikan. Sekretariat DPRD juga merencanakan penataan ulang seluruh dokumen fisik yang ada di gedung arsip agar terdata secara sistematis. Sinkronisasi antara data digital yang mudah dicari dan dokumen fisik yang tertata rapi diyakini akan sangat meningkatkan efisiensi proses administrasi.
Modernisasi kelembagaan yang digagas Sekretariat DPRD Kutim juga menyentuh aspek fasilitas fisik lainnya. Usai memeriksa gedung arsip, rombongan melanjutkan peninjauan ke ruang sidang utama DPRD.
Langkah ini merupakan tahap awal dari rencana pembenahan fasilitas ruang sidang. Tujuannya adalah untuk menghadirkan suasana persidangan yang lebih representatif dan nyaman bagi para wakil rakyat saat menggelar rapat paripurna maupun kegiatan kedewanan lainnya.
Berbagai inisiatif ini mencerminkan komitmen kuat Sekretariat DPRD Kutai Timur untuk membangun tata kelola administrasi yang modern, profesional, dan akuntabel. Melalui modernisasi ini, dukungan kelembagaan dalam melayani masyarakat Kutai Timur diharapkan dapat berjalan semakin optimal. (*)
