SANGATTA. Dinas Perpustakaan bekerja sama dengan Organisasia Tatalaksana (Ortal) Setkab Kutim telah memetahkan serta membuat analisa beban jabatan (Anjab) ploting Arsiparis. Dari ploting yang dilakukan, sesuai permintaan Dinas Perpustakaan dan Arsip, Ortal meminta tambahan Arsiparis ke Badan kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) sebanyak 78 orang, dalam penerimaan pegawai akan datang.
“jadi sesuai permintaan Perpustakaan, agar dilakukan penerimaan sebanyak 78 orang arsiparis. Mereka ini yang memang trampil, yang akan ditempatkan di organisasi perangkat daerah. Harus Tranpil karena memang mereka harus terjun langsung menata arsip di OPD masing-masing,” kata MR Andjar, Rahmawati, Arsiparis Madya, Dinas Perpustakaan dan arsip Kutim.
Menurutnya, arsiparis dinas itu terjun langsung menata arsip. Karena kalau tidak diseperti itu, kasihan pengelola arsipnya. Sebab selama ini memang arsip di OPD masih sangat berantakan.
“Ada pemahakan di OPD, kalau arsip tidak digunakan, tumpuk di gudang. Setalah itu, serahkan ke Dinas perpustakaan. Padahal, yang harus diserahkan ke Dinas perpustakaan dan arsip itu hanya yang permenen,” katanya.
Namun, diakui pihaknya masih memaklumi kondisi yang ada, setelah melakukan audit arsip di OPD-OPD. Namun, pihaknya meminta agar OPD mengangkat pengelola arsip. “Pengelola arsip ini yang kami minta akan ikut bimbingan teknis yang akan kami lakukan. Saat bimtek ini kami berikan bimbing , dilatih untuk bagaimana memberkaskas dengan benar. Jangan dibolongi, jangan, disimpan di apner, surat keluar , surat masuk sendiri, akhirnya tidak klop riwayatnya, ditaruh di kolong. Ini semua tidak benar,”Jelasnya
Dijelaskan, audit yang dilakukan tidak sama dengan audit dilakukan Bawasda. Audit yang dilakukan Baidang Arsip itu untuk melihat apakah mereka jalankan peraturan kearsipan. Seperti merek punya filling kabinet, apakah naska dinas sesuai dengan peraturan tata naska dinas. Kalau tidak sesuai, itu tidak berkualitas.
“Jadi ada instrumen audit yang dilakukan terkit arsip. Seperti instrumen Tata Naska dinas, Instrumen Kode klasifikasi, yang baru diterbitkan kementerian dalam negeri. Kebetulan kode yang baru, baru diterbitkan, untuk disesuaikan dengan kode aplikasi srikandi. Termasuk instrumen jadwal retensi arsip, untuk melihat ke arsip in aktif, apakah musna, atau permen,”Tutupnya (ADV)
