SAMARINDA (22/8-2022) Memahami arti pentingnya sebuah dokumen atau arsip disimpan dengan baik sehingga ketika diperlukan bisa didapat dengan mudah dan cepat, Wakil Gubernur Kaltim H Hadi Mulyadi mengintruksikan semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) termasuk UPTD memperhatikan masalah kearsipan.
Pesan itu, dikemukan Wagub Hadi Muyadi saat menyaksikan pemusnhanan 2.801 arsip pada Bappeda Kaltim serta launching program “SELAMATKAN INFORMASI ARSIP KELUAGA ANDA” (SIAGA) yang digagas Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Kaltim.
“Semua dokumen pemerintah penting, karena menyangkut anggaran dan pertanggungjawaban namun ada beberapa dokumen yang dinilai sangat penting sehingga harus dijaga baik sehingga berguna di masa mendatang serta dalam waktu lama, sedangkan dokumen yang dirasa tidak penting dapat dimusnahkan setelah melalui proses yang berlaku,” ungkap Wagub Hadi Mulyadi.
Orang kedua di Pemprov Kaltim ini, menyebutkan ia mempunyai sederet catatan dan dokumen terkait pribadi dan kedinasannya karena menyadari akan pentingnya sebuah dokumen baik di masa sekarang maupun akan datang. “Nanti saya akan lakukan sidak sejauh mana pengelolaan kearsipan di masing-masing OPD,” sebutnya dihadapan sejumlah pejabat termasuk mantan Kepala Bappeda Kaltim.
Kepada Bappeda Kaltim Prof Ir Aswin sebelumnya menerangkan pemusnahan 2.801 arsip yang ada di Bappeda merupakan yang kali pertama dilakukan. Ia mengakui, untuk melakukan pemusnahan arsip di Bappeda tidak mudah karena melalui proses panjang.
“Pemusnahan arsip di Bappeda ini setelah ada persetujuan pemusnahan arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia, sedangkan arsip yang dimusnahkan diproduksi dari tahun 1994 hingga 2010 berupa arsip tekstual dengan jumlah 2.801 berkas,” terangnya.
Pemusnahan arsip di Bappeda Kaltim, sebut Aswin, sudah melalui beberapa tahapan kegiatan dimulai penyerahan arsip dinamis aktif yang berada dimasing-masing unit pengolah atu unit kerja ke Unit Kearsipan yang ada di Sekretariat untuk disimpan di ruang Records Center, kemudian pembuatan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke records center berserta berita acara pemindahan, kemudian pemindahan arsip statis dan arsip vital dari Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Provinsi ke Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur,” bebernya.
Mantan Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim ini menyebutkan proses pemusnahan arsip akan dilakukan setiap tahun, sehingga bisa memberikan tempat bagi dokumen baru. Ditambahkan, kedepan ada sejumlah dokumen yang akan disimpan di Depo Arsip yang dikelola Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim. (Humas DPK)
